Vom Angestellten zum Freelancer: So gelingt der Start

Der Sprung in die Selbständigkeit ist aufregend und beängstigend zugleich. Als IT-Freelancer winken Freiheit, bessere Vergütung und spannende Projekte. Aber auch Unsicherheit, Akquise und Papierkram. Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie den Übergang strukturiert angehen.

Ist Freelancing das Richtige für Sie?

Bevor Sie kündigen, die ehrliche Selbstprüfung:

Das spricht dafür

• Fachliche Expertise: Sie haben 3+ Jahre Erfahrung in einem gefragten Bereich
• Netzwerk: Sie kennen Leute, die Aufträge vermitteln könnten
• Selbstorganisation: Sie arbeiten auch ohne Chef produktiv
• Finanzieller Puffer: Sie können 6+ Monate ohne Einkommen überbrücken
• Risikotoleranz: Unsicherheit raubt Ihnen nicht den Schlaf

Das spricht dagegen

• Akquise-Abneigung: Der Gedanke, sich zu verkaufen, ist unerträglich
• Sicherheitsbedürfnis: Festes Gehalt ist Ihnen wichtiger als Potenzial
• Spezialisierung fehlt: "Ich kann alles ein bisschen" verkauft sich schlecht
• Familiäre Situation: Alleinverdiener mit Kredit und Kindern – hohes Risiko

Tipp: Testen Sie Freelancing nebenberuflich, bevor Sie Vollzeit einsteigen.

---

Phase 1: Vorbereitung (3-6 Monate vor Start)

Finanziellen Puffer aufbauen

Minimum: 6 Monate Lebenshaltungskosten Besser: 12 Monate Ideal: 6 Monate + erste Projekte gesichert

Berechnung:

Monatliche Fixkosten:
+ Miete/Kredit:         1.200 €
+ Versicherungen:         400 €
+ Lebenshaltung:        1.000 €
+ Sonstiges:              400 €
= Monatsbedarf:         3.000 €

× 6 Monate = 18.000 € Minimum-Puffer

Krankenversicherung klären

Als Angestellter sind Sie gesetzlich versichert (50% vom AG). Als Freelancer tragen Sie 100% selbst.

Optionen:

Versicherung	Kosten ca.	Vorteile	Nachteile
Gesetzlich (freiwillig)	700-900 €/Monat	Familienversicherung, keine Gesundheitsprüfung	Teuer, einkommensabhängig
Privat	300-700 €/Monat	Günstiger am Anfang, bessere Leistungen	Im Alter teurer, schwer wechselbar

Empfehlung für IT-Freelancer:

• Unter 35, gesund, keine Familie: Private KV prüfen
• Über 40 oder mit Familie: Gesetzliche KV sicherer

Wichtig: Entscheidung gut überlegen – der Wechsel zurück ist schwer!

Weitere Versicherungen

Pflicht:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung

Wichtig:

• Berufshaftpflicht / IT-Haftpflicht (500.000-1 Mio. Deckung)
• Rechtsschutz (optional, aber sinnvoll)

Optional:

• Berufsunfähigkeit (teuer, aber wichtig)
• Unfallversicherung
• Zusätzliche Altersvorsorge

Skills und Positionierung schärfen

Fragen zur Positionierung:

• Was können Sie besser als andere?
• Für welche Probleme werden Sie gerufen?
• Wer sind Ihre idealen Kunden?
• Was ist Ihre "One-Liner" Beschreibung?

Beispiele:

• "Cloud-Architekt für Mittelständler, die zu AWS migrieren wollen"
• "React-Entwickler spezialisiert auf E-Commerce-Plattformen"
• "IT-Projektleiter für SAP-Einführungen"

Zu vermeiden:

• "Full-Stack-Entwickler mit breitem Erfahrungsspektrum"
• "Ich kann alles mit IT"

Erste Aufträge anbahnen

Noch als Angestellter:

• LinkedIn-Profil auf Freelancing vorbereiten
• Auf Freelancer-Portalen registrieren
• Ehemalige Kollegen und Kunden kontaktieren
• Gespräche führen (ohne Zusagen zu machen)

Ziel: Mindestens 1 konkretes Projekt oder ernsthaftes Interesse bevor Sie kündigen.

Steuerberater suchen

Ja, Sie brauchen einen. Spätestens zur ersten Steuererklärung, besser von Anfang an.

Aufgaben des Steuerberaters:

• Beratung zu Rechtsform und Buchführung
• Anmeldung beim Finanzamt
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Jahresabschluss und Steuererklärung

Kosten: 150-300 €/Monat (steuerlich absetzbar)

Tipp: Suchen Sie einen, der mit Freelancern/IT Erfahrung hat.

---

Phase 2: Der Übergang (1-3 Monate vor Start)

Kündigung richtig einreichen

Kündigungsfrist prüfen:

• Arbeitsvertrag lesen
• Standard: 4 Wochen zum 15. oder Monatsende
• Bei längerer Betriebszugehörigkeit: bis zu 7 Monate

Kündigung formulieren:

[Ort, Datum]

Kündigung meines Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und
fristgerecht zum nächstmöglichen Termin.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung und
das Beendigungsdatum schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]

Wichtig:

• Schriftlich (nicht per E-Mail)
• Einschreiben mit Rückschein oder persönlich mit Bestätigung
• Keine Gründe nennen (nicht verpflichtet)

Aufhebungsvertrag prüfen

Manchmal bietet der Arbeitgeber einen Aufhebungsvertrag an.

Vorteile:

• Schnellerer Austritt
• Ggf. Abfindung
• Gutes Zeugnis

Nachteile:

• Sperrzeit beim Arbeitslosengeld (3 Monate)
• Keine ALG-Absicherung als Fallback

Empfehlung: Nur mit Abfindung akzeptieren, die die Sperrzeit kompensiert.

Resturlaub und Überstunden

• Resturlaub: Auszahlung verlangen oder nehmen für Vorbereitung
• Überstunden: Prüfen, ob Auszahlung möglich
• Arbeitszeugnis: Zwischenzeugnis anfordern

Firmeneigentum und Wissen

Zurückgeben:

• Laptop, Handy, Schlüssel
• Dokumente

Mitnehmen (wenn erlaubt):

• Eigene Kontakte (vorsichtig!)
• Know-how (nicht Firmengeheimnisse)

Vorsicht bei:

• Wettbewerbsklauseln
• Geheimhaltungsvereinbarungen
• Kundenlisten

---

Phase 3: Anmeldung und Setup

Gewerbeanmeldung oder Freiberufler?

Freiberufler (bevorzugt für IT):

• Keine Gewerbesteuer
• Einfache Buchführung (EÜR)
• Keine IHK-Pflichtmitgliedschaft

Freiberufliche Tätigkeiten in der IT:

• Softwareentwicklung (ingenieurähnlich)
• IT-Beratung (beratend)
• Systemanalyse
• Schulung und Training

Gewerblich (wenn keine klare Zuordnung):

• Gewerbesteuer ab ca. 24.500 € Gewinn
• Volle Buchführungspflicht ab Grenzen
• IHK-Mitgliedschaft

Empfehlung: Beim Finanzamt als Freiberufler anmelden. Das Finanzamt entscheidet dann.

Finanzamt: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Online ausfüllen: www.elster.de

Wichtige Angaben:

• Art der Tätigkeit (präzise, aber nicht zu eng)
• Geschätzter Umsatz und Gewinn im ersten Jahr
• Kleinunternehmerregelung: Ja oder Nein?
• Umsatzsteuer-ID beantragen: Ja

Kleinunternehmerregelung: Ja oder Nein?

Kleinunternehmer (§ 19 UStG):

• Bis 22.000 € Umsatz im Vorjahr
• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Kein Vorsteuerabzug

Regelbesteuerung (empfohlen für IT-Freelancer):

• 19% USt auf Rechnungen ausweisen
• Vorsteuer aus Einkäufen abziehen
• Professioneller Eindruck

Empfehlung: Regelbesteuerung wählen. B2B-Kunden interessiert die USt nicht (Vorsteuerabzug), und Sie können Vorsteuer geltend machen.

Geschäftskonto einrichten

Pflicht? Nein, aber dringend empfohlen.

Vorteile:

• Trennung privat/geschäftlich
• Bessere Übersicht
• Professioneller Eindruck

Empfehlungen (Stand 2026):

• Kontist, Qonto, Holvi (Freelancer-Konten)
• N26 Business
• Traditionelle Bank (Commerzbank, Postbank)

Weitere Anmeldungen

Bei Berufsgenossenschaft:

• Für IT: VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft)
• Pflicht! Selbständige können sich befreien lassen

Künstlersozialkasse:

• Nur für kreative/künstlerische Tätigkeiten
• IT-Entwicklung: eher nein
• Webdesign: möglicherweise

---

Phase 4: Geschäftsbetrieb einrichten

Basis-Ausstattung

Hardware:

• Leistungsfähiger Laptop
• Externes Display (empfohlen)
• Gutes Headset für Calls
• Webcam (in Laptop oft okay)

Software:

• Office-Suite (Microsoft 365 / Google Workspace)
• Entwicklungsumgebung
• Zeiterfassung
• Rechnungsprogramm
• Backup-Lösung

Arbeitsplatz:

• Home Office oder Coworking?
• Ergonomischer Arbeitsplatz
• Stabile Internetverbindung

Rechnungsstellung

Pflichtangaben auf Rechnungen:

Ihre Firma / Name
Ihre Adresse
Steuernummer oder USt-IdNr.

An: [Kundenname und -adresse]

Rechnungsnummer: 2026-001
Rechnungsdatum: 17.01.2026
Leistungszeitraum: Dezember 2025

Beschreibung: IT-Beratung Cloud-Migration
Menge: 10 Tage
Einzelpreis: 1.200,00 € netto
Gesamtpreis: 12.000,00 € netto
zzgl. 19% USt: 2.280,00 €
Bruttobetrag: 14.280,00 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf:
[Bankverbindung]

Zeiterfassung

Warum wichtig:

• Grundlage für Rechnungen
• Nachweis bei Rückfragen
• Eigene Produktivitätsanalyse

Tools:

• Toggl, Clockify (kostenlos)
• Harvest, Mite (kostenpflichtig)
• Excel (minimal)

Angebote professionell erstellen

Der erste Eindruck zählt. Wenn ein Kunde ein Angebot anfordert, entscheiden Design und Inhalt über den Zuschlag.

Elemente eines guten Angebots:

• Professionelles Layout
• Klarer Leistungsumfang
• Transparente Preise
• Persönliche Ansprache

Viele Freelancer unterschätzen den Aufwand: 2-4 Stunden pro Angebot sind normal. Mit der richtigen Lösung geht es in Minuten.

Mehr zur Angebotserstellung →

---

Phase 5: Erste Monate als Freelancer

Die ersten 90 Tage

Fokus 1: Akquise

• Täglich Zeit für Marketing einplanen
• LinkedIn aktiv nutzen
• Netzwerk aktivieren
• Portale bespielen

Fokus 2: Erste Projekte liefern

• Über-performen (Referenzen aufbauen)
• Testimonials sammeln
• Beziehungen pflegen

Fokus 3: Lernen und Anpassen

• Was funktioniert bei der Akquise?
• Welche Projekte machen Spaß?
• Wo liegt Ihr Sweet Spot?

Typische Fehler vermeiden

Fehler 1: Zu günstig anbieten

• "Ich muss erstmal reinkommen" führt zu schlechten Kunden
• Lieber weniger Aufträge zu gutem Preis

Fehler 2: Jeden Auftrag annehmen

• Passt das Projekt zu Ihrer Positionierung?
• Nervige Kunden kosten mehr als sie bringen

Fehler 3: Kein Puffer für Akquise

• Nicht 100% verplanen
• 20-30% für Akquise und Admin reservieren

Fehler 4: Finanzen ignorieren

• Monatlich Gewinn prüfen
• Steuern zurücklegen (30-40% vom Gewinn)
• Ausgaben tracken

Die Durststrecke überstehen

Die ersten Monate können hart sein. Projekte kommen nicht sofort, Rechnungen werden nicht sofort bezahlt.

Strategien:

• Puffer nutzen (deshalb 6+ Monate!)
• Kurzfristige Kompromisse machen (kleinere Projekte)
• Nicht aufgeben – der Aufbau dauert
• Erfolgstagebuch führen (was läuft gut?)

---

Checkliste: Vom Angestellten zum Freelancer

6 Monate vorher

• Finanzpuffer aufbauen
• Krankenversicherung recherchieren
• Positionierung definieren
• LinkedIn-Profil vorbereiten
• Erste Kontakte anbahnen

3 Monate vorher

• Steuerberater suchen
• Kündigungsfrist prüfen
• Erste Aufträge sichern
• Geschäftskonto recherchieren

Bei Kündigung

• Schriftlich kündigen
• Arbeitszeugnis anfordern
• Resturlaub klären
• Übergabe planen

Nach dem letzten Arbeitstag

• Finanzamt-Anmeldung (ELSTER)
• Krankenversicherung umstellen
• Geschäftskonto eröffnen
• Berufshaftpflicht abschließen
• VBG-Anmeldung (ggf. Befreiung)

Operative Setup

• Rechnungsvorlage erstellen
• Zeiterfassung einrichten
• Angebotsvorlage erstellen
• Website/Portfolio live schalten
• Visitenkarten bestellen

Erste Projekte

• Angebote schreiben
• Verträge vorbereiten
• Projekte durchführen
• Rechnungen stellen
• Testimonials sammeln

---

Fazit: Der Sprung lohnt sich – mit Vorbereitung

Der Wechsel vom Angestellten zum Freelancer ist eine der besten Entscheidungen, die viele IT-Fachleute getroffen haben. Mehr Freiheit, höheres Einkommen, spannendere Projekte.

Aber: Es braucht Vorbereitung, Ausdauer und die Bereitschaft, sich zu verkaufen.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

1. Finanzieller Puffer – Mindestens 6 Monate
2. Erste Aufträge vor dem Start – Nicht ins Blaue springen
3. Klare Positionierung – Wofür stehen Sie?
4. Professionelles Auftreten – Vom Angebot bis zur Rechnung
5. Ausdauer – Der Aufbau dauert 1-2 Jahre

Sind Sie bereit?

---

Der erste Auftrag ist in Sicht, jetzt fehlt nur noch ein überzeugendes Angebot? Mit SimpleProposals erstellen Sie als Freelancer professionelle Projektangebote, die Kunden überzeugen.