Kostenvoranschlag erstellen: Der komplette Guide
Alles was Sie über Kostenvoranschläge wissen müssen — Pflichtangaben, rechtliche Verbindlichkeit und wie Sie in 5 Minuten statt 2 Stunden fertig sind.
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Inhalt
Was ist ein Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag (KVA) ist eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung oder ein Projekt. Anders als ein verbindliches Angebot gibt der Kostenvoranschlag dem Auftragnehmer Spielraum bei den endgültigen Kosten — allerdings nur in einem angemessenen Rahmen.
Pflichtangaben im Kostenvoranschlag
Ein rechtssicherer Kostenvoranschlag muss bestimmte Angaben enthalten. Fehlen diese, kann es zu rechtlichen Problemen kommen.
- Vollständige Kontaktdaten des Ausstellers (Name, Adresse, Steuernummer)
- Kontaktdaten des Kunden
- Datum der Erstellung
- Detaillierte Leistungsbeschreibung
- Aufschlüsselung der Einzelpositionen mit Preisen
- Gesamtbetrag (netto und brutto)
- Hinweis auf die Unverbindlichkeit ("Kostenvoranschlag" oder "unverbindlich")
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich — aber nicht beliebig. Nach § 650 BGB darf der endgültige Preis die Schätzung nur "wesentlich" überschreiten, wenn Sie den Kunden rechtzeitig informieren. Als Faustregel gilt: Abweichungen bis 15-20% sind in der Regel akzeptabel, darüber hinaus sollten Sie den Kunden vorab informieren und eine Freigabe einholen.
Kostenvoranschlag vs. Angebot: Der Unterschied
Der wichtigste Unterschied: Ein Angebot ist rechtlich bindend, ein Kostenvoranschlag nicht. Beim Angebot verpflichten Sie sich, die Leistung zum genannten Preis zu erbringen. Beim Kostenvoranschlag dürfen Sie — mit Einschränkungen — davon abweichen. Für IT-Projekte mit unklarem Umfang ist ein Kostenvoranschlag oft sinnvoller. Für klar definierte Leistungen empfiehlt sich ein verbindliches Angebot.
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Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag
Muss ein Kostenvoranschlag kostenlos sein?
Nein. Ob Sie für die Erstellung eines Kostenvoranschlags Geld verlangen können, hängt von der Branche und der Vereinbarung mit dem Kunden ab. In vielen Branchen (z.B. Handwerk) ist es üblich, für aufwendige Kostenvoranschläge eine Gebühr zu berechnen. Kommunizieren Sie dies aber vorher klar.
Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?
Die Gültigkeitsdauer können Sie selbst festlegen. Üblich sind 2-4 Wochen. Bei IT-Projekten mit volatilen Preisen (z.B. Cloud-Kosten) sollten Sie kürzere Fristen wählen und dies im KVA vermerken.
Kann ich einen Kostenvoranschlag zurückziehen?
Ja, solange der Kunde den KVA noch nicht angenommen hat. Da ein Kostenvoranschlag unverbindlich ist, können Sie ihn jederzeit widerrufen — im Gegensatz zu einem verbindlichen Angebot.
Wann sollte ich ein Angebot statt eines Kostenvoranschlags erstellen?
Nutzen Sie ein verbindliches Angebot, wenn der Leistungsumfang klar definiert ist und Sie den Preis sicher kalkulieren können. Ein Kostenvoranschlag eignet sich besser für Projekte mit unklarem Umfang oder wenn Änderungen während der Umsetzung wahrscheinlich sind.
Wie viel darf der endgültige Preis vom Kostenvoranschlag abweichen?
Es gibt keine feste gesetzliche Grenze. Die Rechtsprechung sieht Abweichungen von 15-20% in der Regel als akzeptabel an. Bei größeren Abweichungen müssen Sie den Kunden rechtzeitig informieren (§ 650 BGB). Dokumentieren Sie Änderungen immer schriftlich.
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