Zahlungserinnerung Vorlage: Der komplette Guide

Die Rechnung ist längst fällig, aber das Geld fehlt noch auf dem Konto. Jetzt musst du eine Zahlungserinnerung schreiben – professionell, aber bestimmt. Keine leichte Aufgabe.

In diesem Guide bekommst du Vorlagen für jede Eskalationsstufe, die richtigen Formulierungen und Tipps, wie du dein Geld bekommst, ohne die Kundenbeziehung zu zerstören.

Zahlungserinnerung vs. Mahnung – Der Unterschied

	Zahlungserinnerung	Mahnung
Tonfall	Freundlich, höflich	Formeller, bestimmt
Rechtliche Wirkung	Keine (außer bei Verzug)	Setzt Verzug in Gang
Typischer Einsatz	1-7 Tage nach Fälligkeit	Ab 2. Erinnerung
Gebühren	Keine	Mahngebühren möglich
Ziel	Erinnerung, Missverständnis klären	Zahlung einfordern

Wichtig: Rechtlich gesehen ist eine "freundliche Zahlungserinnerung" keine Mahnung. Erst wenn du ausdrücklich zur Zahlung aufforderst und eine Frist setzt, wird es zur Mahnung.

Der typische Mahnprozess

Tag 1:    Rechnung mit Zahlungsziel (z.B. 14 Tage)
Tag 14:   Zahlungsziel erreicht
Tag 21:   1. Zahlungserinnerung (freundlich)
Tag 35:   2. Mahnung (bestimmt)
Tag 49:   3. Mahnung (letzte Frist)
Tag 56+:  Inkasso / Mahnverfahren

Zeitabstände sind flexibel. Bei wichtigen Kunden kannst du länger warten, bei Neukunden oder hohen Beträgen schneller handeln.

Vorlage 1: Freundliche Zahlungserinnerung (1. Stufe)

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                 ZAHLUNGSERINNERUNG
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[Dein Logo / Briefkopf]

[Dein Name / Firma]
[Adresse]
[Kontaktdaten]

An:
[Kundenname / Firma]
[Adresse]

Datum: [Datum]
Rechnungsnummer: [RE-2025-001]
Rechnungsdatum: [Datum]
Ursprüngliches Zahlungsziel: [Datum]
Offener Betrag: [Betrag] €

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Betreff: Freundliche Zahlungserinnerung

Sehr geehrte(r) [Name],

bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen,
dass die oben genannte Rechnung noch offen ist.

Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie dieses
Schreiben bitte als gegenstandslos.

Sollte die Rechnung versehentlich untergegangen sein, möchten
wir Sie freundlich bitten, den Betrag von [Betrag] € bis zum
[Neues Datum, z.B. 7-10 Tage] auf unser Konto zu überweisen:

[Deine Bankverbindung]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Bei Fragen zur Rechnung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

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Formulierungsvarianten für die 1. Erinnerung

Einstieg:

• "Bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen..."
• "Sicherlich ist es nur untergegangen..."
• "Wir möchten Sie freundlich erinnern..."
• "Vielleicht hat sich unsere Rechnung und Ihre Zahlung gekreuzt..."

Bitte um Zahlung:

• "Wir bitten Sie höflich, den offenen Betrag zu begleichen."
• "Dürfen wir Sie bitten, die Zahlung noch vorzunehmen?"
• "Wir würden uns über eine zeitnahe Überweisung freuen."

Abschluss:

• "Falls Sie Fragen haben, melden Sie sich gerne."
• "Bei Zahlungsschwierigkeiten sprechen Sie uns bitte an."
• "Wir sind für eine Klärung jederzeit erreichbar."

Vorlage 2: Zweite Mahnung (2. Stufe)

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                      MAHNUNG
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[Dein Briefkopf]

An:
[Kundenname / Firma]
[Adresse]

Datum: [Datum]
Rechnungsnummer: [RE-2025-001]
Rechnungsdatum: [Datum]
Ursprüngliches Zahlungsziel: [Datum]
1. Zahlungserinnerung: [Datum]
Offener Betrag: [Betrag] €

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Betreff: 2. Mahnung - Rechnungsnummer [RE-2025-001]

Sehr geehrte(r) [Name],

leider haben wir trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum]
noch keinen Zahlungseingang feststellen können.

Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag von

                     [Betrag] €

bis spätestens [Datum, 7-10 Tage] auf unser Konto zu überweisen.

Bankverbindung:
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Sollten Sie die Rechnung nicht anerkennen oder
Zahlungsschwierigkeiten haben, bitten wir Sie, sich
umgehend mit uns in Verbindung zu setzen.

Bleibt die Zahlung aus, sehen wir uns gezwungen, weitere
Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

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Formulierungsvarianten für die 2. Mahnung

Einstieg:

• "Leider haben wir trotz unserer Erinnerung..."
• "Bedauerlicherweise ist die Zahlung noch nicht eingegangen..."
• "Wir müssen Sie erneut auf die offene Rechnung hinweisen..."

Aufforderung:

• "Wir fordern Sie auf, den Betrag bis zum [Datum] zu überweisen."
• "Bitte begleichen Sie die offene Forderung umgehend."
• "Wir erwarten Ihre Zahlung bis zum [Datum]."

Konsequenzen andeuten:

• "Bleibt die Zahlung aus, müssen wir weitere Schritte einleiten."
• "Ohne Zahlungseingang sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte zu prüfen."
• "Wir möchten ungern weitere Maßnahmen ergreifen."

Vorlage 3: Letzte Mahnung (3. Stufe)

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              LETZTE MAHNUNG VOR WEITEREN MASSNAHMEN
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[Dein Briefkopf]

EINSCHREIBEN / PER E-MAIL MIT LESEBESTÄTIGUNG

An:
[Kundenname / Firma]
[Adresse]

Datum: [Datum]
Rechnungsnummer: [RE-2025-001]
Rechnungsdatum: [Datum]
Offener Betrag: [Betrag] €
Verzugszinsen: [Betrag] €
Mahngebühren: [Betrag] €
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Gesamtforderung: [Betrag] €

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Betreff: Letzte Mahnung - Zahlungsaufforderung

Sehr geehrte(r) [Name],

trotz unserer bisherigen Mahnungen vom [Datum 1. Mahnung]
und [Datum 2. Mahnung] haben wir noch immer keinen
Zahlungseingang verzeichnen können.

Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, die Gesamtforderung
in Höhe von

                     [Gesamtbetrag] €

bestehend aus:
• Ursprünglicher Rechnungsbetrag:  [Betrag] €
• Verzugszinsen (X% p.a.):         [Betrag] €
• Mahngebühren:                    [Betrag] €

bis spätestens zum

                     [Datum, 7-10 Tage]

auf folgendes Konto zu überweisen:

IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Bei Nichtzahlung bis zum genannten Termin werden wir ohne
weitere Ankündigung:

□ Die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben
□ Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten (Inkassogebühren,
Gerichtskosten, Anwaltskosten) gehen zu Ihren Lasten.

Sollten Sie mit der Forderung nicht einverstanden sein oder
Zahlungsschwierigkeiten haben, kontaktieren Sie uns bitte
umgehend.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

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Vorlage: Zahlungserinnerung per E-Mail

Nicht jede Zahlungserinnerung muss ein formelles Schreiben sein. Eine E-Mail ist oft schneller und effektiver:

E-Mail: 1. Erinnerung (freundlich)

Betreff: Kurze Erinnerung: Rechnung [RE-2025-001] vom [Datum]

Hallo [Vorname],

ich hoffe, es geht dir gut!

Mir ist aufgefallen, dass die Rechnung [RE-2025-001] vom
[Datum] über [Betrag] € noch offen ist. Das Zahlungsziel
war der [Datum].

Falls die Zahlung schon unterwegs ist, kannst du diese
E-Mail ignorieren. Falls die Rechnung untergegangen ist,
hänge ich sie nochmal an.

Bankverbindung:
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [RE-2025-001]

Bei Fragen melde dich einfach!

Beste Grüße
[Dein Name]

E-Mail: 2. Mahnung

Betreff: 2. Mahnung: Rechnung [RE-2025-001] - [Betrag] €

Hallo [Vorname],

ich komme nochmal auf die Rechnung [RE-2025-001] zurück.
Leider ist der Betrag von [Betrag] € noch nicht eingegangen.

Die erste Erinnerung hatte ich am [Datum] geschickt.

Kannst du mir kurz Bescheid geben, bis wann ich mit der
Zahlung rechnen kann? Falls es Probleme gibt, können wir
gerne eine Ratenzahlung besprechen.

Ich würde ungern weitere Schritte einleiten müssen.

Bankverbindung:
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [RE-2025-001]

Danke und Grüße
[Dein Name]

E-Mail: Letzte Mahnung

Betreff: Dringend: Letzte Mahnung vor Inkasso - [RE-2025-001]

Hallo [Vorname],

das ist jetzt die dritte E-Mail zur Rechnung [RE-2025-001].
Der Betrag von [Betrag] € ist seit [Datum] überfällig.

Ich muss dich bitten, bis zum [Datum] zu zahlen.

Danach werde ich die Forderung an ein Inkassounternehmen
übergeben. Die zusätzlichen Kosten dafür würden auf dich
zukommen.

Falls du nicht zahlen kannst oder willst, melde dich bitte
heute noch bei mir, damit wir eine Lösung finden.

IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [RE-2025-001]

Grüße
[Dein Name]

Rechtliche Grundlagen

Wann tritt Verzug ein?

Automatisch (ohne Mahnung):

• 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang (bei B2B)
• Wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel gesetzt war (z.B. "Zahlung bis 15.01.2025")

Durch Mahnung:

• Bei unbestimmtem Zahlungsziel tritt Verzug erst durch Mahnung ein
• Die Mahnung muss eine konkrete Zahlungsaufforderung enthalten

Verzugszinsen

Du darfst Verzugszinsen berechnen:

Schuldner	Verzugszins
Verbraucher (B2C)	5% über Basiszinssatz
Unternehmen (B2B)	9% über Basiszinssatz

Aktueller Basiszinssatz (Stand 2025): 3,37%

Berechnung: Offener Betrag × Zinssatz × (Verzugstage / 365)

Mahngebühren

Du darfst pauschale Mahnkosten verlangen, wenn:

• Der Schuldner im Verzug ist
• Die Kosten angemessen sind

Übliche Mahngebühren:

• 1. Mahnung: 0-5 €
• 2. Mahnung: 5-10 €
• 3. Mahnung: 10-15 €

Achtung: Bei Verbrauchern müssen Mahnkosten als Schadenspauschale in den AGB vereinbart sein.

40-Euro-Pauschale (B2B)

Im B2B-Bereich kannst du bei Zahlungsverzug automatisch 40 € Pauschale verlangen – auch ohne vorherige Vereinbarung (§ 288 Abs. 5 BGB).

Tipps für erfolgreiches Mahnwesen

1. Schnell reagieren

Je länger du wartest, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung. Die erste Erinnerung sollte 5-7 Tage nach Fälligkeit rausgehen.

2. Professionell bleiben

Auch bei der 3. Mahnung: Keine Beschimpfungen, keine Drohungen, keine Vorwürfe. Bleibe sachlich und professionell.

3. Alle Kommunikation dokumentieren

Führe eine Chronologie:

• Wann wurde die Rechnung geschickt?
• Wann war das Zahlungsziel?
• Wann wurden Mahnungen geschickt?
• Gab es Rückmeldungen?

4. Telefonieren hilft

Vor der 2. Mahnung: Ein kurzes Telefonat klärt oft mehr als drei E-Mails. Vielleicht gibt es ein Missverständnis oder ein temporäres Liquiditätsproblem.

5. Ratenzahlung anbieten

Bei Zahlungsschwierigkeiten: Lieber Ratenzahlung als gar kein Geld. Vereinbare schriftlich, wann welcher Betrag kommt.

6. Letzte Mahnung per Einschreiben

Vor dem Inkasso: Die letzte Mahnung per Einschreiben schicken. So hast du einen Nachweis.

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Zu lange warten

Problem: Nach 3 Monaten erste Mahnung → Kunde denkt, er muss nicht zahlen.

Besser: Nach 7 Tagen erste freundliche Erinnerung.

Fehler 2: Zu emotional werden

Schlecht:

"Wir finden es sehr enttäuschend, dass Sie trotz guter Zusammenarbeit nicht zahlen..."

Besser:

"Der offene Betrag ist bisher nicht eingegangen. Bitte überweisen Sie bis [Datum]."

Fehler 3: Keine konkreten Fristen setzen

Schlecht:

"Bitte zahlen Sie zeitnah."

Besser:

"Bitte überweisen Sie bis zum 15.02.2025."

Fehler 4: Mahnungen ohne Nachweis

Problem: Beim Inkasso: "Die Mahnung habe ich nie bekommen."

Besser: E-Mail mit Lesebestätigung oder Einschreiben.

Fehler 5: Bei Widerspruch ignorieren

Problem: Kunde sagt, die Leistung war mangelhaft. Du mahnst weiter.

Besser: Erst den Einwand klären, dann weitermahnen.

Wann zum Anwalt oder Inkasso?

Inkasso sinnvoll wenn:

• Forderung über 200 €
• Alle Mahnungen erfolglos
• Keine Reaktion vom Schuldner
• Du keine Zeit für weitere Verfolgung hast

Gerichtliches Mahnverfahren wenn:

• Forderung ist eindeutig
• Schuldner ist bekannt und in Deutschland
• Du kennst die genauen Daten des Schuldners

Anwalt wenn:

• Schuldner bestreitet die Forderung
• Komplexe rechtliche Fragen
• Hohe Forderungssumme (ab 5.000 €)

Checkliste: Vor dem Versand prüfen

Formales:

• Rechnungsnummer korrekt
• Rechnungsdatum korrekt
• Betrag korrekt
• Kundendaten korrekt
• Bankverbindung angegeben

Inhalt:

• Bezug auf vorherige Mahnungen (falls vorhanden)
• Konkrete Zahlungsfrist gesetzt
• Konsequenzen angedeutet (ab 2. Mahnung)
• Kontaktmöglichkeit für Rückfragen

Rechtlich:

• Verzugszinsen korrekt berechnet
• Mahngebühren angemessen
• Nachweis möglich (E-Mail/Einschreiben)

Fazit

Zahlungserinnerungen gehören zum Geschäft. Mit den richtigen Vorlagen und einem strukturierten Prozess:

1. Schnell reagieren – 7 Tage nach Fälligkeit erinnern
2. Professionell bleiben – sachlich, nicht emotional
3. Eskalieren – von freundlich zu bestimmt zu final
4. Dokumentieren – alle Schritte nachweisen

Der wichtigste Tipp: Präventiv arbeiten. Klare Zahlungsziele auf der Rechnung, Teilzahlungen bei großen Projekten und Anzahlungen bei Neukunden reduzieren unbezahlte Rechnungen drastisch.

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Professionell von Anfang an

Die beste Zahlungserinnerung ist die, die du nicht schreiben musst. Mit klaren Angeboten, transparenten Zahlungsbedingungen und professionellen Rechnungen minimierst du Zahlungsausfälle.

SimpleProposals hilft dir, von Anfang an professionell aufzutreten – vom Angebot bis zur Rechnung.

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