Projektangebot Beispiel & Muster für IT-Projekte

Sie brauchen Inspiration für Ihr nächstes Projektangebot? In diesem Artikel finden Sie konkrete Beispiele und Muster, die Sie direkt für Ihre IT-Projekte übernehmen und anpassen können.

Projektangebot Beispiel 1: Cloud-Migration

Deckblatt

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PROJEKTANGEBOT

Cloud-Migration Microsoft 365 & Azure
für Mustermann GmbH

Angebotsnummer: 2026-0042
Datum: 17. Januar 2026
Gültig bis: 16. Februar 2026

Erstellt von:
Max Berater
IT-Consulting
max@berater.de | +49 170 1234567

Management Summary

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für das konstruktive Gespräch am 10. Januar. Sie haben uns Ihre Herausforderungen mit der aktuellen On-Premise-Infrastruktur geschildert: Hohe Wartungskosten, eingeschränkte Remote-Arbeit und steigende Sicherheitsanforderungen.

Mit der vorgeschlagenen Migration zu Microsoft 365 und Azure erreichen Sie:

• 40% Reduktion der IT-Betriebskosten
• Volle Remote-Arbeitsfähigkeit für alle 45 Mitarbeiter
• Enterprise-Sicherheit mit Microsoft Defender

Die Investition beträgt 38.500 € bei einer Projektlaufzeit von 8 Wochen.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen, Max Berater

Ausgangssituation

Aktuelle Infrastruktur:

• On-Premise Exchange Server 2016
• Lokale Fileserver mit 2 TB Daten
• Windows Server 2016 (End of Support)
• VPN-Lösung für Remote-Zugriff (instabil)
• Backup auf lokalen NAS-Systemen

Identifizierte Herausforderungen:

1. Hoher Administrationsaufwand (geschätzt 20h/Woche)
2. Sicherheitsrisiken durch veraltete Systeme
3. Eingeschränkte Collaboration-Möglichkeiten
4. Kein Disaster Recovery außerhalb des Standorts

Lösungskonzept

Zielarchitektur:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    Microsoft 365 E3                      │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Exchange Online  │  SharePoint  │  Teams  │  OneDrive  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│              Azure Active Directory                      │
│              Microsoft Defender                          │
│              Intune (Geräteverwaltung)                  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                    Azure Cloud                           │
│         (Backup, Optional: Azure Files)                  │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Vorteile der Lösung:

• Keine Server-Hardware mehr notwendig
• Automatische Updates und Patches
• 99,9% Verfügbarkeits-SLA
• Integrierte Sicherheit und Compliance

Leistungsumfang

Phase 1: Analyse & Planung (5 Tage)

• Workshop zur Anforderungsaufnahme
• Technische Ist-Analyse
• Migrationskonzept und Zeitplan
• Lieferobjekt: Migrationsplan (Dokument)

Phase 2: Tenant-Setup & Konfiguration (3 Tage)

• Einrichtung Microsoft 365 Tenant
• Azure AD-Konfiguration
• Sicherheitsrichtlinien
• Lieferobjekt: Konfigurierter Tenant

Phase 3: E-Mail-Migration (5 Tage)

• Postfach-Migration (Hybrid-Cutover)
• DNS-Umstellung
• Test und Validierung
• Lieferobjekt: Aktive Exchange Online Umgebung

Phase 4: Daten-Migration (7 Tage)

• SharePoint-Struktur aufbauen
• Datei-Migration mit Berechtigungen
• OneDrive-Einrichtung
• Lieferobjekt: Migrierte Daten in SharePoint/OneDrive

Phase 5: Schulung & Rollout (3 Tage)

• Admin-Schulung (4 Stunden)
• Anwender-Schulung (2 Termine à 2 Stunden)
• Benutzer-Dokumentation
• Lieferobjekt: Geschulte Mitarbeiter, Dokumentation

Phase 6: Hypercare (10 Tage)

• Support-Hotline für Rückfragen
• Feintuning der Konfiguration
• Abschlussbericht
• Lieferobjekt: Stabilisierte Umgebung

Nicht enthalten:

• Microsoft 365 Lizenzkosten (ca. 32 €/User/Monat)
• Hardware-Beschaffung
• Laufender Support nach Hypercare
• Drittanbieter-Integrationen

Zeitplan

Woche 1:    ████████ Analyse & Planung
Woche 2:    ██░░░░░░ Tenant-Setup
Woche 2-3:  ░░██████ E-Mail-Migration
Woche 4-5:  ████████ Daten-Migration
Woche 6:    ████░░░░ Schulung & Rollout
Woche 7-8:  ████████ Hypercare

Investition

Position	Aufwand	Tagessatz	Betrag
Analyse & Planung	5 Tage	1.200 €	6.000 €
Tenant-Setup	3 Tage	1.200 €	3.600 €
E-Mail-Migration	5 Tage	1.200 €	6.000 €
Daten-Migration	7 Tage	1.200 €	8.400 €
Schulung & Rollout	3 Tage	1.200 €	3.600 €
Hypercare (reduziert)	10 Tage	600 €	6.000 €
Projektmanagement	pauschal	-	4.900 €
Gesamtinvestition			38.500 €

Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher MwSt.

Zahlungsplan

• 30% bei Auftragserteilung: 11.550 €
• 40% nach Abschluss Phase 3: 15.400 €
• 30% nach Projektabnahme: 11.550 €

Zahlungsziel: 14 Tage netto

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Projektangebot Beispiel 2: Web-Anwendung Entwicklung

Kurzversion (für kleinere Projekte)

ANGEBOT: Kundenportal Entwicklung

Für: ABC Dienstleistungen GmbH
Von: WebDev Freelancer | Anna Entwickler
Datum: 17.01.2026 | Gültig bis: 16.02.2026

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ZUSAMMENFASSUNG

Sie benötigen ein Kundenportal, in dem Ihre Kunden:
✓ Aufträge einsehen und erteilen können
✓ Dokumente herunterladen können
✓ Den Status ihrer Projekte verfolgen können

Ich entwickle für Sie eine maßgeschneiderte Webanwendung
mit modernem Tech-Stack (React, Node.js, PostgreSQL).

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LEISTUNGSUMFANG

1. Frontend-Entwicklung
   - Responsive Benutzeroberfläche
   - Kunden-Dashboard
   - Auftrags-Management
   - Dokumenten-Download

2. Backend-Entwicklung
   - REST API
   - Authentifizierung (Login/Registrierung)
   - Datenbank-Design
   - Admin-Bereich

3. Deployment
   - Hosting-Setup (Ihr Server oder Cloud)
   - SSL-Zertifikat
   - Basis-Monitoring

4. Dokumentation
   - Technische Dokumentation
   - Benutzerhandbuch

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NICHT ENTHALTEN

- Laufende Hosting-Kosten
- Content-Erstellung (Texte, Bilder)
- Support nach Go-Live
- Erweiterungen über den definierten Scope

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ZEITPLAN

Konzeption:        1 Woche
Entwicklung:       4 Wochen
Testing & Bugfix:  1 Woche
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Gesamt:            6 Wochen

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INVESTITION

Festpreis: 12.800 € (netto)

Zahlungsplan:
- 40% bei Auftragserteilung:  5.120 €
- 60% bei Abnahme:            7.680 €

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NÄCHSTE SCHRITTE

1. Rückfragen klären (Call/E-Mail)
2. Auftragserteilung per Unterschrift
3. Kick-off Termin vereinbaren

Ich freue mich auf die Zusammenarbeit!

Anna Entwickler
anna@webdev.de | +49 171 9876543

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Projektangebot Beispiel 3: IT-Beratung / Consulting

Strategieberatung IT-Modernisierung

Angebot: IT-Strategie Assessment

Für: Mittelstand GmbH Erstellt: 17. Januar 2026

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Ausgangssituation

Ihre IT-Landschaft ist über 15 Jahre gewachsen. Es gibt Insellösungen, manuelle Prozesse und keine klare Zielarchitektur. Sie möchten verstehen, welche Modernisierungsschritte sinnvoll und wirtschaftlich sind.

Unser Ansatz

In einem 3-wöchigen Assessment analysieren wir:

1. Ist-Analyse – Welche Systeme haben Sie, wie sind sie vernetzt?
2. Pain Points – Wo entstehen Kosten, Risiken, Ineffizienzen?
3. Zielarchitektur – Wie sieht eine moderne IT für Ihr Unternehmen aus?
4. Roadmap – Welche Schritte in welcher Reihenfolge?
5. Business Case – Was kostet es, was bringt es?

Lieferobjekte

• IT-Landkarte (visuell)
• Bewertungsmatrix aller Systeme
• Empfehlungsdokument mit Priorisierung
• 3-Jahres-Roadmap
• Management-Präsentation

Investition

Pauschal: 18.500 € (netto)

Inklusive:

• 4 Tage vor Ort
• Interviews mit 10-15 Stakeholdern
• Technische Analyse
• Dokumentation und Präsentation

Zeitraum: 3 Wochen ab Auftragserteilung

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Formulierungen zum Kopieren

Einleitung

Nach Erstgespräch:

"Vielen Dank für das offene Gespräch am [Datum]. Sie haben mir einen guten Einblick in Ihre aktuelle Situation gegeben. Wie besprochen, finden Sie nachfolgend mein Angebot für [Projekt]."

Nach Ausschreibung:

"Bezugnehmend auf Ihre Ausschreibung vom [Datum] unterbreite ich Ihnen gerne folgendes Angebot. Ich bin überzeugt, dass meine Erfahrung in [Bereich] optimal zu Ihren Anforderungen passt."

Initiativ-Angebot:

"In unserem letzten Projekt haben Sie erwähnt, dass [Problem]. Ich habe mir Gedanken gemacht, wie wir das gemeinsam lösen könnten, und möchte Ihnen folgenden Vorschlag unterbreiten."

Leistungsbeschreibung

Scope klar abgrenzen:

"Im Rahmen dieses Angebots führe ich folgende Leistungen durch: [Liste]. Explizit nicht enthalten sind: [Liste]. Für diese Leistungen erstelle ich gerne ein separates Angebot."

Annahmen dokumentieren:

"Dieses Angebot basiert auf folgenden Annahmen: [z.B. Zugang zu Systemen, Verfügbarkeit Ansprechpartner, bereitgestellte Testdaten]. Sollten diese Annahmen nicht zutreffen, behalte ich mir eine Anpassung des Aufwands vor."

Preisdarstellung

Festpreis:

"Die Gesamtinvestition für das beschriebene Projekt beträgt [Betrag] € (netto). Dieser Preis ist fest und beinhaltet alle beschriebenen Leistungen."

Aufwandsschätzung:

"Basierend auf meiner Erfahrung mit vergleichbaren Projekten schätze ich den Aufwand auf [X-Y] Tage. Bei einem Tagessatz von [Betrag] € ergibt sich ein Kostenkorridor von [min] € bis [max] €."

Abschluss

Call-to-Action:

"Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit unter [Telefon] oder [E-Mail] zur Verfügung. Den Auftrag können Sie durch Unterzeichnung und Rücksendung dieses Dokuments erteilen."

Mit Verknappung:

"Dieses Angebot ist gültig bis zum [Datum]. Aufgrund meiner aktuellen Projektlage kann ich einen Projektstart ab [Datum] garantieren, sofern die Beauftragung bis [Datum] erfolgt."

Checkliste: Bevor Sie das Angebot versenden

• Namen und Firmenbezeichnung korrekt?
• Angebotsnummer eindeutig?
• Datum und Gültigkeit gesetzt?
• Leistungsumfang vollständig beschrieben?
• Ausschlüsse klar definiert?
• Annahmen dokumentiert?
• Preis korrekt berechnet?
• Zahlungsbedingungen angegeben?
• Kontaktdaten vollständig?
• Als PDF gespeichert und formatierung geprüft?

Fazit

Mit diesen Projektangebot Beispielen haben Sie eine solide Grundlage für Ihre eigenen Angebote. Passen Sie die Muster an Ihre Branche und Ihren Stil an – aber behalten Sie die Struktur bei.

Die wichtigsten Elemente:

1. Professionelles Deckblatt
2. Management Summary für Entscheider
3. Klarer Leistungsumfang
4. Transparente Preisgestaltung
5. Eindeutige nächste Schritte

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