Managed Services Vertrag: So sichern Sie sich wiederkehrende Einnahmen als IT-Berater

Projektarbeit ist aufregend, aber auch unberechenbar. Ein Monat voller Aufträge, der nächste Monat Flaute. Die Lösung: Managed Services Verträge, die Ihnen planbare, wiederkehrende Einnahmen bringen.

In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie professionelle IT-Wartungsverträge erstellen, die für Sie und Ihre Kunden einen Mehrwert schaffen.

Warum Managed Services Verträge?

Für IT-Berater

Planbare Einnahmen:

• Monatliche oder quartalsweise Zahlungen
• Bessere Liquiditätsplanung
• Weniger Akquise-Stress

Langfristige Kundenbeziehungen:

• Tieferes Verständnis der Kundensysteme
• Höhere Kundenbindung
• Mehr Folgeaufträge

Effizienzgewinne:

• Bekannte Infrastruktur
• Etablierte Prozesse
• Weniger Einarbeitungszeit

Für Kunden

Kostenkontrolle:

• Fixe monatliche IT-Kosten
• Keine Überraschungen
• Budgetierbare Ausgaben

Zuverlässige Betreuung:

• Fester Ansprechpartner
• Schnelle Reaktionszeiten
• Proaktive Wartung

Aufbau eines Managed Services Vertrags

1. Vertragsparteien und Geltungsbereich

Definieren Sie klar:

• Auftragnehmer (Sie)
• Auftraggeber (Kunde)
• Welche Systeme/Dienste abgedeckt sind
• Welche Standorte

Beispiel:

"Dieser Vertrag regelt die IT-Betreuung für die Server-Infrastruktur, bestehend aus 3 physischen Servern und 12 virtuellen Maschinen, am Standort Musterstadt."

2. Leistungsumfang

Listen Sie konkret auf, was inklusive ist:

Standard-Leistungen:

• Proaktives Monitoring (24/7)
• Regelmäßige Updates und Patches
• Backup-Überwachung und -Tests
• Monatliche Statusberichte
• Quartalsweise Review-Meetings

Support-Leistungen:

• X Stunden Support pro Monat inklusive
• Helpdesk-Zugang
• Remote-Unterstützung
• Vor-Ort-Einsätze (nach Verfügbarkeit)

3. Service Level Agreement (SLA)

Das SLA ist das Herzstück des Managed Services Vertrags.

SLA Vorlage für IT-Services

Priorität	Beschreibung	Reaktionszeit	Lösungszeit
Kritisch	Totalausfall, Geschäftsbetrieb unterbrochen	30 Minuten	4 Stunden
Hoch	Wichtige Systeme eingeschränkt	2 Stunden	8 Stunden
Mittel	Einzelne User betroffen	4 Stunden	24 Stunden
Niedrig	Anfragen, Wünsche	24 Stunden	5 Werktage

Wichtige SLA-Definitionen:

Reaktionszeit: Zeit bis zur ersten qualifizierten Rückmeldung.

Lösungszeit: Zeit bis zur Wiederherstellung des Betriebs oder Bereitstellung eines Workarounds.

Servicezeiten: Mo-Fr 8:00-18:00 Uhr (außerhalb gegen Aufpreis)

4. Nicht enthaltene Leistungen

Grenzen Sie klar ab:

Nicht im Vertrag enthalten:

• Hardware-Beschaffung und -Ersatz
• Lizenzkosten für Software
• Projekte über 8 Stunden Aufwand
• Schulungen
• Notfall-Einsätze außerhalb der Servicezeiten

5. Vergütung

Modelle für die Preisgestaltung:

Flatrate (empfohlen für Einsteiger):

• Fester Monatsbetrag
• X Stunden Support inklusive
• Überstunden nach Aufwand

Pro User/Gerät:

• Preis pro Arbeitsplatz oder Server
• Skaliert mit Kundenwachstum
• Einfach zu kalkulieren

Gestaffelt:

• Bronze/Silber/Gold-Pakete
• Unterschiedliche SLAs und Inklusivleistungen
• Upselling-Möglichkeit

Preisbeispiel

Paket	Inklusivleistungen	Monatspreis
Basis	Monitoring, 4h Support, E-Mail-Support	500 EUR
Standard	Basis + 8h Support, Telefon-Support	950 EUR
Premium	Standard + 16h Support, 24/7 Kritisch	1.800 EUR

6. Vertragslaufzeit und Kündigung

Empfohlene Regelungen:

• Mindestlaufzeit: 12 Monate
• Kündigungsfrist: 3 Monate zum Vertragsende
• Automatische Verlängerung um 12 Monate
• Außerordentliche Kündigung bei Vertragsverletzung

7. Haftung und Gewährleistung

Begrenzen Sie Ihre Haftung angemessen:

"Die Haftung des Auftragnehmers ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Die Haftung für mittelbare Schäden, insbesondere entgangenen Gewinn, ist ausgeschlossen. Die maximale Haftungssumme ist auf den Jahresvertragswert begrenzt."

Wartungsvertrag IT: Vollständige Vorlage

Mustervertrag Struktur

MANAGED SERVICES VERTRAG

zwischen
[Ihr Unternehmen] - nachfolgend "Dienstleister"
und
[Kundenunternehmen] - nachfolgend "Auftraggeber"

§1 VERTRAGSGEGENSTAND
[Beschreibung der zu betreuenden Systeme]

§2 LEISTUNGSUMFANG
[Detaillierte Liste der Managed Services]

§3 SERVICE LEVEL AGREEMENT
[SLA-Matrix mit Reaktions- und Lösungszeiten]

§4 MITWIRKUNGSPFLICHTEN DES AUFTRAGGEBERS
- Bereitstellung von Zugängen
- Benennung eines Ansprechpartners
- Zeitnahe Rückmeldung bei Anfragen

§5 VERGÜTUNG
[Monatsbetrag, Zahlungsmodalitäten, Überstundenregelung]

§6 VERTRAGSLAUFZEIT
[Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerung]

§7 GEHEIMHALTUNG
[Vertraulichkeitsklausel]

§8 HAFTUNG
[Haftungsbegrenzung]

§9 SCHLUSSBESTIMMUNGEN
[Änderungsvorbehalte, Gerichtsstand]

Ort, Datum

________________          ________________
Dienstleister             Auftraggeber

Tipps für erfolgreiche Managed Services

1. Klein anfangen

Starten Sie mit einem überschaubaren Paket:

• Monitoring
• Basis-Support
• Quartalsweise Reviews

Erweitern Sie später nach Bedarf.

2. Dokumentation ist alles

Führen Sie von Anfang an:

• Inventarliste aller Systeme
• Dokumentation der Konfigurationen
• Ticket-System für alle Anfragen
• Regelmäßige Berichte

3. Proaktiv kommunizieren

Schicken Sie monatliche Berichte:

• Was wurde erledigt?
• Wie ist der Systemzustand?
• Was sollte verbessert werden?

4. Wartungspauschale richtig berechnen

Kalkulation:

1. Geschätzte monatliche Stunden
2. × Stundensatz
3. • 20% Puffer für unvorhergesehenes
4. = Monatspauschale

Beispiel:

• Geschätzte Betreuung: 6 Stunden/Monat
• Stundensatz: 120 EUR
• 6 × 120 EUR = 720 EUR
• • 20% = 864 EUR → gerundet 900 EUR/Monat

5. Regelmäßige Vertragsprüfung

Überprüfen Sie jährlich:

• Ist der Aufwand noch gedeckt?
• Hat sich die Infrastruktur verändert?
• Passt das SLA noch?

Von Projekt zu Managed Services

Bestandskunden konvertieren

Nach jedem erfolgreichen Projekt:

"Das Projekt ist erfolgreich abgeschlossen. Um den langfristigen Betrieb sicherzustellen, biete ich Ihnen einen Wartungsvertrag an. So sind Ihre Systeme immer aktuell und Sie haben einen festen Ansprechpartner."

Mehrwert argumentieren

Für den Kunden:

• Planbare IT-Kosten statt Überraschungen
• Schnellere Problemlösung durch Systemkenntnis
• Proaktive Wartung verhindert Ausfälle

Fazit

Managed Services Verträge sind der Schlüssel zu stabilem Einkommen als IT-Berater. Mit klaren SLAs, transparenten Preisen und regelmäßiger Kommunikation schaffen Sie langfristige Kundenbeziehungen und planbare Einnahmen.

Ihre nächsten Schritte:

1. Erstellen Sie Ihre Vertragsvorlage
2. Definieren Sie 2-3 Pakete (Basic/Standard/Premium)
3. Bieten Sie Bestandskunden einen Wartungsvertrag an
4. Dokumentieren Sie alles von Anfang an

---

Mit SimpleProposals erstellen Sie professionelle Angebote für Managed Services – inklusive SLA-Definitionen und Preistabellen.