Lastenheft Vorlage: Aufbau, Beispiel und Download

Das Lastenheft ist das Fundament jedes IT-Projekts. Hier definiert der Kunde, was er will – nicht wie es umgesetzt wird. Ein gutes Lastenheft verhindert Missverständnisse, Scope Creep und endlose Diskussionen.

In diesem Guide zeige ich dir den kompletten Aufbau, ein konkretes Beispiel und wie du aus einem Lastenheft ein überzeugendes Angebot machst.

Was ist ein Lastenheft?

Das Lastenheft (englisch: Requirements Specification) beschreibt alle Anforderungen aus Kundensicht. Es beantwortet die Frage: "Was soll das System können?"

• Erstellt von: Auftraggeber (Kunde)
• Perspektive: Kundensicht / Anwendersicht
• Inhalt: WAS soll erreicht werden
• Zeitpunkt: Vor Angebotserstellung

Das Lastenheft ist die Grundlage für dein Angebot. Je besser das Lastenheft, desto genauer kannst du kalkulieren.

Lastenheft vs. Pflichtenheft

Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt:

	Lastenheft	Pflichtenheft
Erstellt von	Auftraggeber	Auftragnehmer
Perspektive	WAS	WIE
Beschreibt	Anforderungen	Lösung
Beispiel	"System soll 1000 User verarbeiten"	"Wir nutzen Redis Caching für 1000 User"
Zeitpunkt	Vor Angebot	Nach Auftrag

Merkregel: Das Lastenheft sagt, was der Kunde will. Das Pflichtenheft sagt, wie du es umsetzt.

Aufbau eines Lastenhefts

1. Einleitung und Zielsetzung

Was hier reingehört:

• Projektname und Version
• Auftraggeber und Ansprechpartner
• Ausgangssituation (Warum dieses Projekt?)
• Projektziele (Was soll erreicht werden?)
• Abgrenzung (Was gehört NICHT dazu?)

Beispiel:

Projektziel: Entwicklung eines Kundenportals zur Selbstverwaltung von Verträgen. Kunden sollen Verträge einsehen, Stammdaten ändern und Rechnungen herunterladen können, ohne den Support kontaktieren zu müssen.

Abgrenzung: Nicht Teil dieses Projekts sind die Integration des CRM-Systems und die mobile App.

2. Ist-Zustand

Was hier reingehört:

• Aktuelle Prozesse
• Vorhandene Systeme
• Bekannte Probleme
• Schnittstellen zu anderen Systemen

Beispiel:

Aktueller Prozess: Kunden rufen die Hotline an oder schreiben E-Mails, um Vertragsinformationen zu erhalten. Der Support-Mitarbeiter sucht manuell im ERP und sendet die Informationen per E-Mail.

Probleme:

• Durchschnittlich 15 Minuten pro Anfrage
• 40% der Support-Anfragen betreffen Vertragsinformationen
• Keine Self-Service-Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten

3. Funktionale Anforderungen

Das Herzstück des Lastenhefts. Hier werden alle Funktionen beschrieben.

Struktur pro Anforderung:

• ID (z.B. FA-001)
• Titel
• Beschreibung
• Priorität (Muss/Soll/Kann)
• Akzeptanzkriterien

Beispiel:

FA-001: Login

• Beschreibung: Der Kunde meldet sich mit E-Mail und Passwort an
• Priorität: Muss
• Akzeptanzkriterien:
  • Login mit gültigen Daten führt zum Dashboard
  • Falsches Passwort zeigt Fehlermeldung
  • Nach 5 Fehlversuchen wird Account temporär gesperrt
  • "Passwort vergessen"-Funktion sendet Reset-Link

FA-002: Vertragsübersicht

• Beschreibung: Der Kunde sieht alle seine aktiven Verträge
• Priorität: Muss
• Akzeptanzkriterien:
  • Liste zeigt Vertragsnummer, Produkt, Status, Laufzeit
  • Sortierung nach Datum (neueste zuerst)
  • Filter nach Status (aktiv/gekündigt/pausiert)
  • Klick auf Vertrag öffnet Detailansicht

4. Nicht-funktionale Anforderungen

Qualitätsanforderungen, die nicht direkt mit Funktionen zu tun haben.

Kategorien:

• Performance
• Sicherheit
• Verfügbarkeit
• Skalierbarkeit
• Usability
• Compliance

Beispiel:

NFA-001: Performance

• Seitenaufbau unter 2 Sekunden bei 95% der Requests
• System muss 500 gleichzeitige User verarbeiten

NFA-002: Sicherheit

• Alle Daten verschlüsselt übertragen (HTTPS)
• Passwörter gehasht speichern (bcrypt)
• Session-Timeout nach 30 Minuten Inaktivität
• DSGVO-konform

NFA-003: Verfügbarkeit

• 99,5% Uptime (exkl. geplante Wartung)
• Wartungsfenster nur Sonntag 2-6 Uhr

5. Schnittstellen

Alle Verbindungen zu anderen Systemen.

Beispiel:

SS-001: ERP-System (SAP)

• Art: REST API
• Richtung: Lesend (Vertragsdaten abrufen)
• Daten: Vertragsstammdaten, Rechnungen
• Authentifizierung: OAuth 2.0

SS-002: E-Mail-System

• Art: SMTP
• Richtung: Ausgehend
• Verwendung: Passwort-Reset, Benachrichtigungen

6. Benutzerrollen

Wer nutzt das System und mit welchen Rechten?

Beispiel:

Rolle: Kunde

• Kann eigene Verträge einsehen
• Kann Stammdaten ändern
• Kann Rechnungen herunterladen

Rolle: Support-Mitarbeiter

• Kann alle Kundenverträge einsehen
• Kann für Kunden handeln (Impersonation)
• Kann Notizen hinterlegen

Rolle: Admin

• Alle Rechte
• Kann Benutzer verwalten
• Kann System-Einstellungen ändern

7. Rahmenbedingungen

Alles was sonst noch wichtig ist.

Beispiel:

Zeitrahmen:

• Projektstart: 01.03.2025
• Go-Live: 30.06.2025

Budget:

• Max. 80.000 € für Entwicklung
• Laufende Kosten max. 500 €/Monat

Technische Vorgaben:

• Hosting in deutschem Rechenzentrum
• Responsive Design (Mobile-First)
• Browser-Support: Chrome, Firefox, Safari, Edge (letzte 2 Versionen)

8. Abnahmekriterien

Wann gilt das Projekt als erfolgreich abgeschlossen?

Beispiel:

• Alle Muss-Anforderungen erfüllt
• Performance-Tests bestanden
• Sicherheitsaudit ohne kritische Findings
• 5 Tage Pilotbetrieb ohne schwere Fehler
• Dokumentation und Schulung abgeschlossen

Komplettes Beispiel (gekürzt)

LASTENHEFT
Kundenportal für Vertragsverwaltung

Version: 1.0
Datum: 15.01.2025
Auftraggeber: Muster GmbH
Ansprechpartner: Max Müller, m.mueller@muster.de

1. ZIELSETZUNG
Entwicklung eines Self-Service-Portals für Endkunden
zur Einsicht und Verwaltung ihrer Verträge.

Ziele:
- Reduktion Support-Aufwand um 30%
- 24/7-Verfügbarkeit für Kunden
- Verbesserung Kundenzufriedenheit

2. IST-ZUSTAND
Aktuell: Telefonischer Support und E-Mail
Problem: Hoher manueller Aufwand, keine Selbstbedienung

3. FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN
FA-001: Login/Logout (Muss)
FA-002: Vertragsübersicht (Muss)
FA-003: Vertragsdetails (Muss)
FA-004: Stammdaten ändern (Muss)
FA-005: Rechnungen herunterladen (Muss)
FA-006: Passwort ändern (Muss)
FA-007: Benachrichtigungen (Soll)
FA-008: Zwei-Faktor-Auth (Kann)

4. NICHT-FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN
NFA-001: Ladezeit < 2s
NFA-002: 500 gleichzeitige User
NFA-003: 99,5% Verfügbarkeit
NFA-004: DSGVO-konform

5. SCHNITTSTELLEN
SS-001: SAP ERP (Vertragsdaten, REST)
SS-002: E-Mail (SMTP)

6. RAHMENBEDINGUNGEN
Budget: 80.000 €
Timeline: 4 Monate
Go-Live: 30.06.2025

Vom Lastenheft zum Angebot

Als IT-Berater bekommst du ein Lastenheft und musst daraus ein Angebot machen. So gehst du vor:

Schritt 1: Lastenheft analysieren

• Sind alle Anforderungen klar formuliert?
• Gibt es Widersprüche?
• Was fehlt?
• Welche Anforderungen sind riskant?

Schritt 2: Rückfragen stellen

Fast jedes Lastenheft hat Lücken. Frag nach:

"Im Lastenheft steht 'intuitive Benutzeroberfläche'. Gibt es ein Corporate Design oder Styleguide, an den wir uns halten sollen?"

Schritt 3: Aufwand schätzen

Für jede Anforderung:

• Entwicklung
• Testing
• Dokumentation
• Puffer für Unvorhergesehenes

Schritt 4: Angebot strukturieren

Dein Angebot sollte die Struktur des Lastenhefts spiegeln:

• Anforderung verstanden (Zusammenfassung)
• Lösungsvorschlag (dein Ansatz)
• Aufwand und Preis
• Timeline
• Annahmen und Ausschlüsse

Häufige Probleme mit Lastenheften

Problem 1: Zu vage

"Das System soll benutzerfreundlich sein."

Das ist keine Anforderung. Frag nach messbaren Kriterien.

Problem 2: Lösung statt Anforderung

"Wir brauchen eine MySQL-Datenbank."

Das ist eine Lösung, keine Anforderung. Die Anforderung wäre: "Das System soll Daten persistent speichern und bei 10.000 Datensätzen Abfragen unter 100ms liefern."

Problem 3: Widersprüche

FA-005: "Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert." NFA-002: "Das System funktioniert offline."

Beide zusammen sind nicht möglich. Klären.

Problem 4: Kein Scope definiert

Ohne klare Abgrenzung wächst das Projekt endlos. Bestehe auf "Was ist NICHT enthalten".

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Professionelle Angebote aus Lastenheften

Ein gutes Lastenheft ist die halbe Miete. Die andere Hälfte: Ein Angebot, das zeigt, dass du das Problem verstanden hast und eine klare Lösung lieferst.

Mit SimpleProposals strukturierst du dein Angebot so, dass der Kunde sofort sieht:

• Du hast das Lastenheft verstanden
• Dein Lösungsansatz ist durchdacht
• Aufwand und Preis sind transparent

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