Erstgespräch mit Kunden führen: So ermitteln Sie Kundenbedürfnisse richtig

Das Erstgespräch entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts – noch bevor es überhaupt begonnen hat. Hier erfahren Sie, ob der Kunde zu Ihnen passt, verstehen seine wahren Bedürfnisse und legen die Basis für ein erfolgreiches Angebot.

In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie als IT-Berater Erstgespräche professionell führen und die richtigen Fragen stellen.

Warum das Erstgespräch so wichtig ist

Ein schlechtes Erstgespräch führt zu:

• Unvollständigen Anforderungen
• Falschen Annahmen im Angebot
• Scope Creep während des Projekts
• Unzufriedenen Kunden

Ein gutes Erstgespräch:

• Klärt die wahren Bedürfnisse
• Identifiziert potenzielle Probleme früh
• Schafft Vertrauen
• Liefert alle Infos für ein präzises Angebot

Vorbereitung auf das Erstgespräch

Vor dem Termin

Recherche:

• Website des Unternehmens studieren
• LinkedIn-Profile der Ansprechpartner
• Branche und aktuelle Herausforderungen
• Bisherige IT-Projekte (falls bekannt)

Technische Vorbereitung:

• Stabile Internetverbindung (bei Remote)
• Kamera und Mikrofon testen
• Bildschirmfreigabe vorbereiten
• Notizblock oder digitales Tool bereit

Mentale Vorbereitung:

• Eigene Expertise zu relevanten Themen auffrischen
• Referenzprojekte parat haben
• Preisvorstellung im Kopf

Kundenbedürfnisse ermitteln: Die richtigen Fragen

Phase 1: Kontext verstehen

Beginnen Sie mit offenen Fragen zum Unternehmen:

"Erzählen Sie mir von Ihrem Unternehmen und Ihrer aktuellen IT-Landschaft."

"Wie arbeitet Ihr Team heute mit den bestehenden Systemen?"

"Was hat Sie dazu bewogen, sich jetzt mit diesem Thema zu beschäftigen?"

Phase 2: Problem identifizieren

Bohren Sie tiefer, um das eigentliche Problem zu verstehen:

"Was ist die größte Herausforderung, die Sie aktuell haben?"

"Wie wirkt sich dieses Problem auf Ihr Tagesgeschäft aus?"

"Was passiert, wenn Sie das Problem nicht lösen?"

"Seit wann besteht diese Situation?"

Phase 3: Ziel definieren

Verstehen Sie, was der Kunde wirklich erreichen will:

"Wie sieht die ideale Lösung für Sie aus?"

"Was wäre anders, wenn das Projekt erfolgreich ist?"

"Woran würden Sie den Erfolg messen?"

"Welche Verbesserungen erwarten Sie konkret?"

Phase 4: Rahmenbedingungen klären

Sammeln Sie die praktischen Details:

"Gibt es einen festen Zeitrahmen oder eine Deadline?"

"Haben Sie ein Budget für dieses Projekt eingeplant?"

"Wer sind die Stakeholder und Entscheider?"

"Welche internen Ressourcen stehen zur Verfügung?"

Projektbriefing Vorlage

Nutzen Sie diese Struktur für Ihre Gesprächsnotizen:

1. Unternehmensprofil

Feld	Information
Unternehmen
Branche
Größe
Ansprechpartner
Position
Kontakt

2. Ausgangssituation

• Aktuelle IT-Landschaft:
• Bestehende Systeme:
• Team-Struktur:
• Bekannte Pain Points:

3. Projektanforderungen

• Hauptziel:
• Gewünschte Features:
• Must-Haves:
• Nice-to-Haves:
• Explizit nicht gewünscht:

4. Rahmenbedingungen

Faktor	Details
Budget
Timeline
Entscheider
Interne Ressourcen
Externe Abhängigkeiten

5. Erfolgskriterien

• Messbare KPIs:
• Qualitative Ziele:
• Definition of Done:

6. Nächste Schritte

• Offene Fragen:
• Benötigte Unterlagen:
• Follow-up Termin:

Fragebogen für die Projektanfrage

Senden Sie vor dem Erstgespräch einen kurzen Fragebogen:

PROJEKTANFRAGE - VORAB-FRAGEBOGEN

1. Beschreiben Sie Ihr Projekt in 2-3 Sätzen:

2. Was ist das Hauptproblem, das Sie lösen möchten?

3. Gibt es eine Deadline für das Projekt?
   [ ] Ja: ________
   [ ] Flexibel

4. Haben Sie ein Budget eingeplant?
   [ ] Unter 10.000 EUR
   [ ] 10.000 - 30.000 EUR
   [ ] 30.000 - 100.000 EUR
   [ ] Über 100.000 EUR
   [ ] Noch nicht definiert

5. Wer ist der Hauptansprechpartner für das Projekt?

6. Gibt es bestehende Systeme, die integriert werden müssen?

7. Was ist Ihnen bei der Zusammenarbeit besonders wichtig?

Kick-off Meeting Vorbereitung

Wenn das Projekt startet, führen Sie ein strukturiertes Kick-off durch:

Agenda

1. Vorstellungsrunde (10 min)

   • Wer arbeitet am Projekt?
   • Welche Rolle hat jeder?

2. Projektziele (15 min)

   • Gemeinsames Verständnis schaffen
   • Erfolgskriterien bestätigen

3. Scope Review (20 min)

   • Was ist enthalten
   • Was ist nicht enthalten
   • Wie gehen wir mit Änderungen um

4. Kommunikation (10 min)

   • Regelmeetings festlegen
   • Tools definieren
   • Eskalationswege klären

5. Nächste Schritte (5 min)

   • Erste Aufgaben
   • Deadlines

Typische Fehler im Erstgespräch vermeiden

Fehler 1: Zu viel reden

Falsch: Sie präsentieren 30 Minuten Ihre Leistungen.

Richtig: 70% zuhören, 30% fragen und antworten.

Fehler 2: Keine Notizen machen

Falsch: Alles im Kopf behalten wollen.

Richtig: Aktiv mitschreiben und am Ende zusammenfassen.

Fehler 3: Technisch zu tief einsteigen

Falsch: Sofort über Implementierungsdetails diskutieren.

Richtig: Erst das Business-Problem verstehen, dann Lösungen skizzieren.

Fehler 4: Preis zu früh nennen

Falsch: "Das kostet etwa 50.000 Euro."

Richtig: "Um Ihnen einen belastbaren Preis zu nennen, muss ich erst die Anforderungen vollständig verstehen."

Fehler 5: Keine klaren nächsten Schritte

Falsch: "Ich melde mich dann mal."

Richtig: "Ich schicke Ihnen bis Freitag ein Angebot. Passt Ihnen Dienstag nächste Woche für ein Follow-up?"

Beratungsgespräch führen: Best Practices

Aktives Zuhören

• Augenkontakt halten (auch bei Video)
• Nicken und bestätigen
• Nachfragen bei Unklarheiten
• Zusammenfassen: "Wenn ich Sie richtig verstehe..."

Die richtigen Signale senden

• Pünktlich erscheinen
• Professionelles Auftreten
• Interessierte Körpersprache
• Fokus auf den Kunden, nicht auf sich selbst

Umgang mit schwierigen Situationen

Kunde weiß nicht, was er will:

"Lassen Sie mich ein paar Fragen stellen, um gemeinsam herauszufinden, was die beste Lösung sein könnte."

Unrealistische Erwartungen:

"Das ist ein ambitioniertes Ziel. Lassen Sie mich erklären, was realistisch in diesem Zeitrahmen möglich ist."

Budget zu niedrig:

"Mit diesem Budget können wir [X] umsetzen. Für das vollständige Projekt wäre ein Budget von [Y] nötig."

Nach dem Erstgespräch

Sofort erledigen

1. Notizen vervollständigen (gleich nach dem Gespräch)
2. Zusammenfassung schreiben (per E-Mail an den Kunden)
3. Offene Fragen notieren (für Follow-up)

E-Mail-Template nach dem Erstgespräch

Betreff: Zusammenfassung unseres Gesprächs - [Projektname]

Hallo [Name],

vielen Dank für das gute Gespräch heute. Hier meine Zusammenfassung:

**Ihre Ausgangssituation:**
[Kurze Beschreibung]

**Ihr Ziel:**
[Was der Kunde erreichen möchte]

**Geplanter Scope:**
- [Punkt 1]
- [Punkt 2]
- [Punkt 3]

**Nächste Schritte:**
- Ich sende Ihnen bis [Datum] ein detailliertes Angebot
- [Weitere Punkte]

Falls ich etwas falsch verstanden habe, lassen Sie es mich bitte wissen.

Beste Grüße
[Ihr Name]

Anforderungsworkshop für komplexe Projekte

Bei größeren Projekten lohnt sich ein dedizierter Workshop:

Agenda Anforderungsworkshop (4h)

Zeit	Thema	Methode
09:00	Vorstellung & Ziele	Präsentation
09:30	Stakeholder-Mapping	Whiteboard
10:00	Ist-Analyse	Interview
10:45	Pause
11:00	Soll-Zustand	Brainstorming
11:45	Priorisierung	MoSCoW
12:15	Nächste Schritte	Diskussion
12:30	Ende

Ergebnis dokumentieren

• Anforderungsliste mit Prioritäten
• Stakeholder-Map
• Grobe Timeline
• Identifizierte Risiken

Fazit

Das Erstgespräch ist Ihre Chance, den Kunden und sein Projekt wirklich zu verstehen. Mit der richtigen Vorbereitung, den richtigen Fragen und einer strukturierten Nachbereitung legen Sie die Basis für erfolgreiche Projekte.

Ihre Checkliste:

1. Vor dem Gespräch recherchieren
2. Fragebogen vorab senden
3. Mehr zuhören als reden
4. Strukturierte Notizen machen
5. Zusammenfassung direkt nach dem Gespräch senden
6. Klare nächste Schritte vereinbaren

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