Break-Even-Analyse: Wann lohnt sich die Investition?

"Wann haben wir das Investment wieder drin?" – Diese Frage hört jeder, der ein IT-Projekt vorschlägt. Die Break-Even-Analyse liefert die Antwort: Sie zeigt, ab welchem Punkt die Einnahmen die Kosten übersteigen.

In diesem Guide lernst du, wie du eine Break-Even-Analyse durchführst und sie nutzt, um Projekte und Investitionen zu rechtfertigen.

Was ist der Break-Even-Point?

Der Break-Even-Point (Gewinnschwelle) ist der Punkt, an dem:

Einnahmen = Kosten

Oder anders gesagt: Ab diesem Punkt machst du keinen Verlust mehr. Alles darüber ist Gewinn.

Im IT-Kontext oft:

• Ab wann spart das neue System mehr, als es gekostet hat?
• Ab wie vielen Kunden lohnt sich die eigene Plattform?
• Nach wie vielen Monaten ist die Automatisierung profitabel?

Die Break-Even-Formel

Klassische Formel (für Produkte)

Break-Even-Menge = Fixkosten ÷ (Verkaufspreis - Variable Kosten pro Stück)

Beispiel:

• Fixkosten: 10.000 €
• Verkaufspreis: 50 €
• Variable Kosten: 20 €

Break-Even = 10.000 € ÷ (50 € - 20 €) = 333 Stück

Ab 334 verkauften Einheiten machst du Gewinn.

Zeitbasierte Formel (für IT-Projekte)

Bei IT-Projekten geht es oft um Zeit statt Menge:

Break-Even-Zeit = Investition ÷ Monatliche Einsparung

Beispiel:

• Investition in Automatisierung: 30.000 €
• Monatliche Einsparung: 5.000 €

Break-Even = 30.000 € ÷ 5.000 € = 6 Monate

Nach 6 Monaten hat sich die Investition amortisiert.

Break-Even für IT-Projekte

Beispiel 1: Prozessautomatisierung

Ausgangslage:

• Aktueller manueller Prozess: 20 Stunden/Woche
• Stundensatz interner Mitarbeiter: 50 €
• Aktuelle Kosten: 20 × 50 € × 52 Wochen = 52.000 €/Jahr

Automatisierung:

• Einmalige Entwicklung: 40.000 €
• Jährliche Wartung: 5.000 €
• Restaufwand nach Automatisierung: 5 Stunden/Woche
• Neue Kosten: 5 × 50 € × 52 + 5.000 € = 18.000 €/Jahr

Einsparung: 52.000 € - 18.000 € = 34.000 €/Jahr

Break-Even:

40.000 € ÷ 34.000 € = 1,18 Jahre ≈ 14 Monate

ROI nach 3 Jahren:

Einsparung: 3 × 34.000 € = 102.000 €
Investition: 40.000 €
Nettogewinn: 62.000 €
ROI: 155%

Beispiel 2: Cloud-Migration

Aktuelle Kosten (On-Premise):

• Server-Hardware (Abschreibung): 15.000 €/Jahr
• Wartung & Lizenzen: 20.000 €/Jahr
• IT-Personal (anteilig): 30.000 €/Jahr
• Strom & Kühlung: 5.000 €/Jahr
• Gesamt: 70.000 €/Jahr

Cloud-Lösung:

• Monatliche Cloud-Kosten: 3.500 €
• Jährlich: 42.000 €
• Migrations-Einmalkosten: 25.000 €
• Jahr 1: 67.000 €
• Ab Jahr 2: 42.000 €/Jahr

Break-Even:

• Jahr 1: 70.000 € - 67.000 € = 3.000 € gespart
• Ab Jahr 2: 70.000 € - 42.000 € = 28.000 €/Jahr gespart

Die Migration rechnet sich ab dem ersten Jahr!

Beispiel 3: Eigene Software vs. SaaS

SaaS-Lösung:

• Monatlich: 2.000 € für 50 User
• Jährlich: 24.000 €
• Über 5 Jahre: 120.000 €

Eigenentwicklung:

• Entwicklung: 80.000 €
• Jährliche Wartung: 10.000 €
• Hosting: 3.000 €/Jahr
• Über 5 Jahre: 80.000 € + 5 × 13.000 € = 145.000 €

Break-Even: Nie! SaaS ist in diesem Szenario günstiger.

Aber: Bei 100 Usern (SaaS: 4.000 €/Monat = 240.000 € über 5 Jahre) sähe es anders aus.

Break-Even-Diagramm

Kosten/
Erlöse
    │
    │                      ╱ Erlöse
    │                    ╱
    │                  ╱
    │                ╱
    │              ╱
    │       ─────╱──────────── Gesamtkosten
    │          ╱│
    │        ╱  │
    │      ╱    │
    │    ╱      │ Break-Even-Point
    │──╱────────│
    │╱          │
    └───────────┴──────────────► Menge/Zeit
                ↑
           Gewinnschwelle

Links vom Break-Even: Verlustzone Rechts vom Break-Even: Gewinnzone

Break-Even-Analyse Vorlage

BREAK-EVEN-ANALYSE

Projekt: _________________________________
Datum: ____________

1. INVESTITION (Einmalige Kosten)
┌────────────────────────────┬────────────┐
│ Position                   │ Betrag     │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ Entwicklung/Implementierung│            │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ Hardware/Infrastruktur     │            │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ Lizenzen (einmalig)        │            │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ Schulung                   │            │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ Projektmanagement          │            │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ Puffer (10-20%)            │            │
├────────────────────────────┼────────────┤
│ GESAMT INVESTITION         │            │
└────────────────────────────┴────────────┘

2. LAUFENDE KOSTEN (pro Jahr)
┌────────────────────────────┬────────────┬────────────┐
│ Position                   │ Vorher     │ Nachher    │
├────────────────────────────┼────────────┼────────────┤
│ Personal                   │            │            │
├────────────────────────────┼────────────┼────────────┤
│ Wartung                    │            │            │
├────────────────────────────┼────────────┼────────────┤
│ Lizenzen (laufend)         │            │            │
├────────────────────────────┼────────────┼────────────┤
│ Hosting/Infrastruktur      │            │            │
├────────────────────────────┼────────────┼────────────┤
│ Sonstiges                  │            │            │
├────────────────────────────┼────────────┼────────────┤
│ GESAMT LAUFEND             │            │            │
└────────────────────────────┴────────────┴────────────┘

3. BERECHNUNG
Jährliche Einsparung: _________ € - _________ € = _________ €
Break-Even-Zeit: _________ € ÷ _________ € = _________ Monate

4. ROI-PROGNOSE
┌─────────┬────────────┬────────────┬────────────┐
│ Jahr    │ Einsparung │ Kumuliert  │ Netto      │
├─────────┼────────────┼────────────┼────────────┤
│ 1       │            │            │            │
├─────────┼────────────┼────────────┼────────────┤
│ 2       │            │            │            │
├─────────┼────────────┼────────────┼────────────┤
│ 3       │            │            │            │
├─────────┼────────────┼────────────┼────────────┤
│ 5       │            │            │            │
└─────────┴────────────┴────────────┴────────────┘

Break-Even im Angebot nutzen

Als Freelancer oder Berater ist die Break-Even-Analyse ein mächtiges Verkaufsargument:

Formulierung im Angebot:

"Die Investition von 40.000 € für die Prozessautomatisierung amortisiert sich in 14 Monaten. Ab Monat 15 sparen Sie 2.800 € pro Monat – das sind über 33.000 € pro Jahr."

Visualisierung:

Zeitraum	Investition	Kumulierte Einsparung	Status
Monat 0	-40.000 €	0 €	-40.000 €
Monat 6	-40.000 €	17.000 €	-23.000 €
Monat 12	-40.000 €	34.000 €	-6.000 €
Monat 14	-40.000 €	39.600 €	Break-Even
Monat 24	-40.000 €	68.000 €	+28.000 €
Monat 36	-40.000 €	102.000 €	+62.000 €

Überzeugende Argumente:

1. "Die Frage ist nicht ob, sondern wann"

"Sie geben aktuell 52.000 € pro Jahr für manuelle Prozesse aus. Das Projekt kostet 40.000 €. Selbst im konservativsten Szenario sparen Sie nach 18 Monaten."

2. "Opportunitätskosten"

"Jeder Monat ohne Automatisierung kostet Sie 2.800 €. In 6 Monaten Entscheidungsprozess verlieren Sie 16.800 €."

3. "Risiko minimieren"

"Wir starten mit einem Piloten für 8.000 €. Wenn sich die erwarteten Einsparungen bestätigen, skalieren wir."

Häufige Fehler bei der Break-Even-Analyse

Fehler 1: Versteckte Kosten vergessen

• Schulungsaufwand
• Produktivitätsverlust während Umstellung
• Change Management
• Integration in bestehende Systeme

Fehler 2: Zu optimistische Einsparungen

Realistische Annahmen verwenden. Im Zweifel konservativ rechnen.

Fehler 3: Nicht-monetäre Vorteile ignorieren

Manche Vorteile sind schwer zu beziffern:

• Bessere Datenqualität
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Geringeres Fehlerrisiko
• Schnellere Time-to-Market

Diese trotzdem erwähnen, auch wenn sie nicht in die Rechnung einfließen.

Fehler 4: Zeitwert des Geldes ignorieren

Bei längeren Zeiträumen (>2 Jahre) sollte man den Zeitwert berücksichtigen: 10.000 € heute sind mehr wert als 10.000 € in 3 Jahren. → Kapitalwertmethode (NPV) nutzen.

Fazit

Die Break-Even-Analyse ist eines der wichtigsten Werkzeuge, um IT-Investitionen zu rechtfertigen. Sie übersetzt technische Projekte in Businesssprache: Wann rechnet es sich?

Merke:

• Je kürzer der Break-Even-Zeitraum, desto attraktiver das Projekt
• Konservativ rechnen erhöht die Glaubwürdigkeit
• Nicht-monetäre Vorteile zusätzlich kommunizieren
• Break-Even ist der Start, ROI ist das Ziel

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