Auftragsbestätigung Vorlage: Der komplette Guide

Der Kunde hat dein Angebot angenommen – Glückwunsch! Jetzt folgt der wichtige nächste Schritt: Die Auftragsbestätigung. Sie schützt beide Seiten und verhindert Missverständnisse.

In diesem Guide bekommst du eine Vorlage, Mustertexte und erfährst, was rechtlich wichtig ist.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung (AB) ist ein Dokument, das:

1. Bestätigt, dass du den Auftrag angenommen hast
2. Dokumentiert, was genau vereinbart wurde
3. Festlegt, zu welchen Konditionen geliefert wird

Wichtig: Die Auftragsbestätigung ist rechtlich bindend. Sie ersetzt oder ergänzt das ursprüngliche Angebot und wird zum Vertragsbestandteil.

Angebot vs. Auftragsbestätigung – Der Unterschied

Aspekt	Angebot	Auftragsbestätigung
Wer erstellt?	Du (Anbieter)	Du (Anbieter)
Wann?	Vor der Beauftragung	Nach der Beauftragung
Zweck	Kunde soll beauftragen	Beide haben Klarheit
Rechtlich	Einladung zum Vertrag	Vertragsbestätigung
Inhalt	Kann Optionen enthalten	Nur Vereinbartes

Der typische Ablauf:

1. Angebot → Du schickst ein Angebot
2. Bestellung → Kunde nimmt an (mündlich, E-Mail, etc.)
3. Auftragsbestätigung → Du bestätigst schriftlich
4. Leistungserbringung → Du arbeitest
5. Rechnung → Du stellst in Rechnung

Wann brauchst du eine Auftragsbestätigung?

Immer empfehlenswert bei:

• Projekten über 1.000 €
• Mehrwöchiger Zusammenarbeit
• Neuen Kunden
• Komplexen Leistungen
• Mündlichen Aufträgen (besonders wichtig!)

Optional bei:

• Kleinen Aufträgen unter 500 €
• Stammkunden mit etablierter Zusammenarbeit
• Wenn das Angebot bereits alle Details enthält und schriftlich bestätigt wurde

Faustregel: Im Zweifel immer eine Auftragsbestätigung schicken. Sie kostet 5 Minuten und kann dich vor stundenlangen Diskussionen schützen.

Pflichtangaben einer Auftragsbestätigung

Rechtlich notwendig:

1. Deine vollständigen Geschäftsdaten

   • Name / Firmenname
   • Adresse
   • Steuernummer / USt-IdNr.
   • Kontaktdaten

2. Kundendaten

   • Name / Firmenname
   • Adresse
   • Ansprechpartner

3. Auftragsdaten

   • Datum der Auftragsbestätigung
   • Referenz zum Angebot / Bestellung
   • Beschreibung der Leistung
   • Preis (netto und brutto)
   • Zahlungsbedingungen
   • Liefertermin / Projektdauer

4. Unterschrift (optional, aber empfohlen)

Zusätzlich empfohlen:

• AGB-Verweis
• Widerrufsbelehrung (bei Verbrauchern)
• Eigentumsvorbehalte
• Haftungsbeschränkungen

Auftragsbestätigung Vorlage

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                    AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
═══════════════════════════════════════════════════════════════

[Dein Logo]

[Dein Name / Firma]
[Deine Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
Tel: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Steuernummer: [Steuernummer]
USt-IdNr.: [falls vorhanden]

───────────────────────────────────────────────────────────────

An:
[Kundenname / Firma]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]

───────────────────────────────────────────────────────────────

Datum:              [Datum]
Auftrags-Nr.:       [AB-2025-001]
Ihre Bestellung:    [Bestelldatum / Referenz]
Angebots-Nr.:       [ANG-2025-001]

───────────────────────────────────────────────────────────────
AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
───────────────────────────────────────────────────────────────

Sehr geehrte(r) [Name des Ansprechpartners],

vielen Dank für Ihren Auftrag vom [Datum]. Hiermit bestätigen
wir die Annahme und Ausführung zu folgenden Konditionen:

───────────────────────────────────────────────────────────────
LEISTUNGSBESCHREIBUNG
───────────────────────────────────────────────────────────────

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Pos.│ Beschreibung                           │ Betrag      │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  1  │ [Leistung 1]                           │ [Betrag] €  │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  2  │ [Leistung 2]                           │ [Betrag] €  │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  3  │ [Leistung 3]                           │ [Betrag] €  │
└─────┴────────────────────────────────────────┴─────────────┘

                              Zwischensumme:    [Betrag] €
                              zzgl. 19% MwSt.:  [Betrag] €
                              ─────────────────────────────
                              Gesamtbetrag:     [Betrag] €

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VEREINBARUNGEN
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Liefertermin / Projektdauer:
[z.B. "4 Wochen ab Projektstart" oder "bis 15.03.2025"]

Projektstart:
[z.B. "Nach Eingang der Anzahlung" oder "01.02.2025"]

Zahlungsbedingungen:
[z.B. "30% bei Auftragserteilung, 70% bei Abschluss"
oder "14 Tage netto nach Rechnungserhalt"]

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SONSTIGE VEREINBARUNGEN
───────────────────────────────────────────────────────────────

[Hier können Sie projektspezifische Vereinbarungen einfügen,
z.B. Korrekturschleifen, Abnahmekriterien, etc.]

───────────────────────────────────────────────────────────────

Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB),
die diesem Schreiben beiliegen / unter [URL] einsehbar sind.

Sollten die oben genannten Angaben nicht mit Ihrer Bestellung
übereinstimmen, bitten wir um umgehende Rückmeldung.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Mit freundlichen Grüßen


_________________________
[Dein Name]
[Dein Titel / Position]

───────────────────────────────────────────────────────────────
[Deine Bankverbindung]
[Weitere Kontaktdaten]
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Beispiel: Auftragsbestätigung für IT-Projekt

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                    AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
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Max Mustermann
Webentwicklung & Beratung
Musterstraße 123
12345 Berlin
Tel: +49 30 12345678
E-Mail: max@mustermann.dev
Steuernummer: 123/456/78901
USt-IdNr.: DE123456789

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An:
Beispiel GmbH
Frau Anna Schmidt
Beispielweg 45
54321 München

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Datum:              22. Januar 2025
Auftrags-Nr.:       AB-2025-003
Ihre Bestellung:    E-Mail vom 20.01.2025
Angebots-Nr.:       ANG-2025-012

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AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
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Sehr geehrte Frau Schmidt,

vielen Dank für Ihren Auftrag vom 20.01.2025. Hiermit
bestätigen wir die Annahme und Ausführung zu folgenden
Konditionen:

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LEISTUNGSBESCHREIBUNG
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Projekt: Website-Relaunch mit CMS-Integration

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Pos.│ Beschreibung                           │ Betrag      │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  1  │ Konzeption & Design (inkl. 2 Entwürfe) │  3.500,00 € │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  2  │ Entwicklung Frontend (responsive)      │  4.500,00 € │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  3  │ CMS-Integration (WordPress)            │  2.000,00 € │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  4  │ Content-Migration (bis 50 Seiten)      │  1.000,00 € │
├─────┼────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│  5  │ Schulung (2 Stunden, online)           │    500,00 € │
└─────┴────────────────────────────────────────┴─────────────┘

                              Zwischensumme:    11.500,00 €
                              zzgl. 19% MwSt.:   2.185,00 €
                              ─────────────────────────────
                              Gesamtbetrag:     13.685,00 €

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VEREINBARUNGEN
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Projektstart:           03. Februar 2025
Geplante Fertigstellung: 28. März 2025 (8 Wochen)

Meilensteine:
• KW 6: Konzept & Wireframes zur Abstimmung
• KW 8: Design-Entwürfe zur Freigabe
• KW 11: Entwicklung abgeschlossen, Testphase
• KW 13: Go-Live und Schulung

Zahlungsbedingungen:
• 30% bei Auftragserteilung:  4.105,50 € (fällig 03.02.2025)
• 40% nach Designfreigabe:    5.474,00 € (ca. KW 9)
• 30% nach Projektabschluss:  4.105,50 € (ca. KW 13)

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SONSTIGE VEREINBARUNGEN
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Korrekturschleifen:
Im Preis sind je Projektphase zwei Korrekturschleifen
enthalten. Weitere Änderungen werden nach Aufwand berechnet.

Abnahme:
Die Abnahme erfolgt innerhalb von 5 Werktagen nach
Fertigstellung. Keine Rückmeldung gilt als Abnahme.

Support:
Nach Go-Live bieten wir 14 Tage kostenfreien Bug-Support.

Hosting:
Hosting ist nicht Bestandteil dieses Auftrags. Wir empfehlen
[Hoster] und unterstützen gerne bei der Einrichtung.

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Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die unter
www.mustermann.dev/agb einsehbar sind.

Sollten die oben genannten Angaben nicht mit Ihrer Bestellung
übereinstimmen, bitten wir um umgehende Rückmeldung.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Mit freundlichen Grüßen


Max Mustermann
Inhaber

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Bankverbindung: Musterbank | IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
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Formulierungen für verschiedene Situationen

Standard-Einleitung

Vielen Dank für Ihren Auftrag vom [Datum]. Hiermit bestätigen wir die Annahme und Ausführung zu folgenden Konditionen:

Bei mündlicher Bestellung

Bezugnehmend auf unser Telefonat vom [Datum] bestätigen wir hiermit die besprochenen Leistungen:

Bei Abweichungen zum Angebot

Vielen Dank für Ihren Auftrag. Bitte beachten Sie, dass sich gegenüber unserem Angebot vom [Datum] folgende Änderungen ergeben haben:

Bei verändertem Liefertermin

Aufgrund [Grund] hat sich der Liefertermin auf den [neues Datum] verschoben. Sollte dies für Sie nicht akzeptabel sein, bitten wir um umgehende Rückmeldung.

Anzahlung anfordern

Zur Auftragserteilung bitten wir um Überweisung der Anzahlung in Höhe von [Betrag] €. Der Projektstart erfolgt nach Zahlungseingang.

Mit Schweigezustimmung

Diese Auftragsbestätigung gilt als angenommen, sofern Sie nicht innerhalb von 5 Werktagen schriftlich widersprechen.

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Keine Auftragsbestätigung bei mündlichen Aufträgen

Problem: Kunde sagt am Telefon "Ja, machen Sie das." Du fängst an. Später: "Das war so nicht besprochen."

Lösung: Immer schriftlich bestätigen, auch wenn es "nur" eine E-Mail ist.

Fehler 2: Abweichungen zum Angebot nicht dokumentieren

Problem: Im Angebot stand Option A, der Kunde wollte Option B. Du hast es nicht dokumentiert.

Lösung: Änderungen explizit in der Auftragsbestätigung aufführen.

Fehler 3: Vage Leistungsbeschreibung

Schlecht:

"Erstellung einer Website"

Besser:

"Erstellung einer responsive Website mit 10 Unterseiten, WordPress-CMS und Kontaktformular"

Fehler 4: Fehlende Termine und Meilensteine

Problem: Keine Fristen = kein Verbindlichkeit.

Lösung: Konkrete Daten für Start, Meilensteine, Ende.

Fehler 5: AGB nicht erwähnen

Problem: Ohne Verweis auf AGB gelten sie nicht.

Lösung: Immer AGB beifügen oder verlinken.

Rechtliche Aspekte

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Zwischen Kaufleuten (also im B2B) gilt: Widerspricht der Empfänger nicht unverzüglich, gilt die Auftragsbestätigung als angenommen – auch wenn sie vom Angebot abweicht.

Das bedeutet: Deine Auftragsbestätigung kann sogar Bedingungen ändern, wenn der Geschäftskunde nicht widerspricht.

Widerrufsrecht bei Verbrauchern

Bei B2C (Privatkunden) musst du auf das Widerrufsrecht hinweisen. Das ist besonders relevant bei:

• Fernabsatzgeschäften (online, telefonisch)
• Dienstleistungen, die nicht vor Ort erbracht werden

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

AGB werden nur Vertragsbestandteil, wenn:

1. Du auf sie hinweist
2. Der Kunde die Möglichkeit hatte, sie zur Kenntnis zu nehmen
3. Der Kunde nicht widerspricht

Tipp: AGB immer der Auftragsbestätigung beifügen oder deutlich verlinken.

Auftragsbestätigung per E-Mail

Nicht jede Auftragsbestätigung muss ein formelles PDF sein. Eine E-Mail reicht oft aus:

E-Mail-Vorlage

Betreff: Auftragsbestätigung - [Projektname] - [Dein Name]

Hallo [Name],

vielen Dank für Ihren Auftrag! Hiermit bestätige ich:

PROJEKT: [Projektname]
LEISTUNGEN:
- [Leistung 1]
- [Leistung 2]
- [Leistung 3]

GESAMTPREIS: [Betrag] € zzgl. MwSt.

ZEITRAUM: [Startdatum] bis [Enddatum]

ZAHLUNG: [Zahlungsbedingungen]

Es gelten meine AGB (siehe Anhang / [Link]).

Sollte etwas nicht stimmen, melden Sie sich bitte bis [Datum].
Sonst starte ich wie geplant am [Startdatum].

Ich freue mich auf die Zusammenarbeit!

Beste Grüße
[Dein Name]

--
[Deine Signatur mit vollständigen Geschäftsdaten]

Checkliste: Auftragsbestätigung erstellen

Bevor du die Auftragsbestätigung abschickst:

Formales:

• Deine vollständigen Geschäftsdaten
• Korrekte Kundendaten
• Datum der Auftragsbestätigung
• Eindeutige Auftrags-/Referenznummer
• Bezug zum Angebot/zur Bestellung

Inhalt:

• Detaillierte Leistungsbeschreibung
• Mengen / Umfang klar definiert
• Preise (netto und brutto)
• Liefertermin / Projektdauer
• Zahlungsbedingungen

Rechtliches:

• AGB beigefügt oder verlinkt
• Widerrufsbelehrung (bei B2C)
• Eventuelle Eigentumsvorbehalte

Optional:

• Meilensteine definiert
• Abnahmeprozess beschrieben
• Sonstige Vereinbarungen dokumentiert

Fazit

Eine gute Auftragsbestätigung:

• Schafft Klarheit für beide Seiten
• Verhindert Missverständnisse
• Schützt dich rechtlich
• Zeigt Professionalität

Der wichtigste Tipp: Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig. 5 Minuten für eine Auftragsbestätigung können dir Stunden an Diskussionen ersparen.

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Vom Angebot zur Auftragsbestätigung

Das Angebot überzeugt, der Kunde sagt Ja, die Auftragsbestätigung besiegelt es.

Mit SimpleProposals erstellst du nicht nur überzeugende Angebote, sondern hast auch den gesamten Prozess im Blick – von der ersten Anfrage bis zur Auftragsbestätigung.

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